سكرتير

- مطلوب سكرتير لديه المام بجميع مهام السكرتارية التنفيذية للعمل بمكة المكرمةالمهام:- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالرئيس التنفيذي- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس التنفيذي- المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه- إستقبال زوار الإدارة العليا - تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي- تحرير وطباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها- إستلام وتوجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات- إستلام وتوجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل- تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة- كتابة محاضر جميع الإجتماعات والجلسات والتي يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية وتنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى- إستقبال وإجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على الرئيس التنفيذى ومتابعة قرار ات الرئيس التنفيذي - توجيه الدعوات للمشاركين في الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس التنفيذى وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة- حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم رحلات العمل- تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية- وغير ذلك من المهام المتعلقة بالسكرتارية

أكثر...